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信息化是指培养、发展以计算机为主的智能化工具为代表的新生产力,并使之造福于社会的历史过程.智能化生产工具不是一件孤立分散的东西,而是一个具有庞大规模的、自上而下的、有组织的信息网络体系.内部控制是现代企业管理的一个重要组成部分,是企业内部各种形式管理控制的总称.完善的内部控制体系是现代企业可持续发展的重要管理手段.现代信息技术的发展对企业内部控制产生重要影响.
一、信息化条件下内部控制的特点
1?郾信息化流程承担了部分内控职责.信息社会,内部控制功能的充分发挥离不开信息技术的支撑,借助信息技术对企业传统的内部控制进行优化已是当务之急.信息系统既是内部控制的对象,也是内部控制的物质载体.ERP系统作为集系统、信息和控制于一体的一种应用,为以系统为载体、以信息为手段的现代控制提供了工具.企业应适时实施ERP系统管理.在ERP环境下,企业可以在产、供、销等各个环节实现对人、财、物的全面控制,实现财务处理和业务处理的一体化.
2?郾内部控制的重点转移.实施信息化后,企业内部控制的环境发生了变化,内部控制的重点也发生了转移.1）从事后监督为主的控制向以事前预防、事中检查为主和事后纠正为辅的控制的转变.传统的企业管理信息系统关注的是与会计信息可靠性有关的内部会计控制,而大部分与业务操作和规则遵守有关的内部控制则考虑较少.2）从以会计人员为主的会计控制向全员参与的全面控制的转变.ERP系统是业务与财务一体化的系统,系统的集成性可以使其在业务发生时及时收集业务的信息,并实时传递到财务系统,实现对物流、资金流、信息流的全面控制,实现了对企业的全面控制.同时,由于系统的集成性,有关经营决策的信息已经能够实现实时、充分、同步反映.企业中的任何经营决策过程及其影响的信息已经不再是实际掌握或执行该项经营决策的个人或部门的垄断信息,而成为整个企业的共享信息.3）从信息沟通不畅到信息实时共享的转变.有效的信息沟通需要信息的实时共享,以便企业管理者随时掌握企业的运作状况,及时控制企业面临的风险,优化控制.
3?郾加强内部稽查与审计.信息化环境下,新的技术也给企业带来了新的风险.用计算机程序来进行的内部控制措施体系是需要监督的,且更多地侧重于人工和程序方面.加强内部稽核与审计是发现问题、纠正错弊地重要途径.
4?郾改进业务流程,优化内部控制系统.企业信息化后,业务流程通过信息系统的实施得以再造,从采购到生产再到销售,从经理到普通职员都通过系统平台,在企业内部造成一个流动和动态的工作氛围,实现了信息在整个企业充分共享.员工的业绩通过系统得到客观的计量,并且明确了不同的作业环节、不同的个人和部门之间在执行作业过程中的先后顺序及其权责分工,从而使不同作业环节、部门和员工之间产生一种既相互协调又相互制约的关系.
5?郾信息化流程执行内部控制的刚性提高.针对企业的业务,从政策法规、权限金额、标准流程、部门职责等方面进行规范,并将这些规定固化在软件程序中,迫使企业人员按照这种既定的规则进行操作,提高内部控制的执行力度.
6?郾员工责任感、全局观的培养和提高.由于信息通过系统平台实时传递、充分共享,从采购、生产、销售到财务,每位员工的输入、输出信息都会在第一时间直接影响到其他相关职能部门人员的业务操作,甚至是管理者的决策,因此,应培养每位员工的责任感、全局观,整个控制系统才能良性运转,内部控制系统才能完善.
二、信息化条件下完善内部控制的措施
1?郾数据的输入进行严格的控制,保证其准确性.根据企业管理信息化程度的不同,加强对员工的专业培训,以适应信息化管理岗位的新要求,形成良好的人力资源结构.数据输入工作是所有工作的基础,一旦数据输入环节出现错误,即便是很小的偏差,都可能导致错误扩大,进而影响整个系统的正常运行.这就要求输入的数据首先应完成一定的授权,并由有关内部控制部门对其进行检查,最后通过技术手段校验准确性.
2?郾加大对会计人员选拔、教育培训及管理力度.企业对会计人员的选拔要高度重视,不但要对其专业技术水平进行考核审查,而且对其个人素质、品行道德、职业操守都要予以考察.通过培养教育还要使会计人员的安全防范意识得到提高,使他们能够积极建设会计信息系统环境下企业内部控制的完善.
3?郾加强管理控制与监督措施.企业在管理控制方面要制定严格的控制制度和必要的监督措施.1）应对信息化系统加强管理.未经授权的人不能接触信息化系统,一旦发生事故,对责任的追究难界定；2）应对系统维护的管理工作加强.随着企业经营活动变化及信息化管理技术的不断发展,企业要对使用中的信息系统软件进行修改或升级.对软件进行修改、更新或者升级必须经过周密计划和严格记录,实行严格的申报、测试及验收制度.所有与软件修改有关的记录都应存档.
4?郾健全信息化档案管理制度.加强电子档案管理,建立信息化档案管理制度,制定符合企业信息化档案管理的具体办法.信息化条件下,信息资料可以直接由软件查询,或通过拷贝光盘等存储介质直接获取相关资料,从而在信息档案的管理中保证档案的安全.确保信息化档案安全首先要完善管理制度,特别是要建立权限分级制度,实行岗位专人专职制度.其次对信息化档案采取必要的物理保护措施.在形成这些档案时应采用“AB备份法”进行数据的备份.第三对传输、存档的会计信息化档案要提供保密功能,最好使用相关的档案管理软件能对产生的会计数据提供相应的加密措施.
5?郾强化风险意识.科学的全面风险管理体系对任何一个企业来说都是至关重要的.风险管理应涉及到组织的各个方面,而不是传统的做法即对风险出现后进行处理.风险防范控制是一项经常性和基础性的工作,可设专人负责有关风险的识别、规避和控制内部控制是企业管理的重要组成部分.只有通过信息化完善内部控制,才能建立真正行之有效的公司管理和治理结构.
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