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摘 要：在现代化社会的进步和发展过程中,档案管理工作的重要性愈加突出,并且在信息化网络化技术的影响下,目前各企事业单位中的档案管理也进入信息化管理模式.其中,档案统计是档案管理工作中的重要组成部分,常需要对相关的业务信息以及档案管理工作状况等进行分析和统计,以推动相关工作的顺利开展.因此,本文就针对档案统计在档案管理中的重要作用以及如何发挥相关作用展开了论述,以供参考.
关键词：档案统计；档案管理；重要作用
档案统计简单来说就是利用相关的统计技术或方法对档案的数量以及档案管理工作的状况等进行分析和总结的一项工作,从而为相关的管理人员提供更加系统化的数据支持,不断弥补档案管理中的不足,通常会以纸质表册或数字化表格等方式呈现,对档案管理具有重要的作用.而档案管理工作本身具有一定的规律性,更影响着企业其他各项工作开展的有效性,因此,还应充分发挥出档案统计在档案管理中的重要作用,以全面提升管理水平.
1 档案统计在档案管理中的重要作用
1.1 有利于深化对档案管理工作的认识
档案统计是档案管理工作中必不可少的一部分,而由于档案中所涉及的信息量和种类较为繁多,而档案统计便是对这些信息进行分析和整理的重要手段,影响着档案管理工作的有序开展和否.因此,企业若能提高对档案统计的重视,便可深化工作人员对档案管理工作的认识和重视,使其积极配合档案管理部门及时完善档案信息提供中的不足.
1.2 有利于促进档案管理工作的合理规划
档案管理主要是对企业工作人员等档案信息进行管理,如员工的工作经历、业绩等,更和员工的职业发展息息相关.在实际的工作中,其涉及的工作内容较为繁琐、工作量较大,一旦在档案信息收集、整理、保管等方面出现疏漏将直接影响管理效果.而档案统计可利用高效的方法对收集到的档案信息进行详细地整理,并明确档案编号,便于管理人员以此为依据快速对档案管理工作做出合理规划,从而不断优化管理流程,也有利于减少工作失误.
1.3 有利于提高档案管理的效率和水平
通过对档案统计的简单分析可以知道,在此过程中常需对档案的相关数据信息进行有效地分析和总结,进而为档案管理提供明确的材料和数据支持,从而在确保档案信息完整性和准确性的同时,便于档案管理人员顺利开展后续工作,使其对相关工作进行合理分工,从而优化工作流程,不断提高档案管理的效率和水平.
2 如何发挥档案统计在档案管理中重要作用
2.1 健全档案统计制度建设
为充分发挥档案统计在档案管理中的作用,还应不断健全档案统计制度,从而为统计工作的开展提供明确规范的制度支持,促使工作人员能够增强对档案统计工作的重视度,并按制度办事,以提高统计效率和质量.第一,应健全档案原始数据的记录制度.原始数据记录的结果对后续各项档案管理工作的开展具有重要的现实意义,因此,还应不断完善相关的记录制度,将档案在各流程中的使用等情况进行统计,并用表、册等形式加以记录,以便促进工作的顺利完成.第二,应健全档案统计人员的分配制度.应调查好档案统计工作对人员的实际需求,避免出现人岗不匹配或人员冗余等现象,以确保统计工作的质量.第三,应健全档案统计的责任制和奖惩制度.促使工作人员坚守职责,并针对因工作错误给企业造成损失的行为予以合理的惩罚手段,以提高统计质量.第四,应健全档案统计的监督管理制度.应对工作人员和实际的统计工作进行监管,如实行定期检查和抽检相结合的方式,以有效提高统计工作的效率,推动档案管理工作的顺利进行.
2.2 合理规划档案统计的工作内容
档案统计工作的内容主要包括：一是档案的基本统计,如档案的收进、移出、鉴定、保管、使用等,涉及的是档案管理中的一些基础性的工作.二是档案的分类统计,主要负责对档案的数量和质量以及开发利用情况进行进行统计,以便能够及时整理出准确的档案信息.三是档案的综合统计,即对企业现存档案的整体数量、各类型档案的整体数量以及当下的保存状况等进行综合统计.因此,在开展档案统计工作时,还应结合企业的实际需求以及档案的实际管理现状等合理规划档案统计的工作内容,尽量做到化繁为简,以便能够优化统计流程,提高统计效率的同时促进档案管理效率的提升.
2.3 创新档案统计方法和手段
目前,在实际的档案统计中,许多企业通常都是借助计算机等相关操作程序和软件收集和存储档案信息的原始数据,此时便会根据设定的需要将这些数据转化成不同形式如表格、图示等.这种积极利用现代化的手段固然有利于提高统计效率,但正是由于其便捷性使得许多人员在统计过程中常常忽略了档案信息的价值,从而加大了工作的难度.对此,在开展档案统计工作时,还应对档案信息的价值进行准确判断,并不断创新统计方法,如可充分利用大数据相关技术建立档案数据统计库等,进而实现对企业档案的集成化统计.其次,还应尽量使用图表统计的方式直观展现档案信息,并根据相关数据进行有效对比,以便为档案管理工作提供更加有效的数据支持.
2.4 提高档案统计人员的专业素养
档案统计是一项专业操作性很强的工作,加之档案信息中包含较多的重要信息,因而对相关统计人员的专业素养要求较高.因此,为有效发挥出档案统计在档案管理中的作用,还应不断提高档案统计人员的专业素养.首先,应结合企业档案统计的需要以及工作职责等对统计人员展开知识和技能的培训,如数学编碼和统计方面的知识以及相关技术系统的操作技能等,从而在促使其明确自身岗位职责的同时,不断提高其专业能力.其次,在人员的选用上,应对其专业技能和职业道德进行严格考核,增强其保密、责任和法律意识.最后,还应强化档案统计人才队伍建设,以全面提升档案统计的质量,从而为档案管理水平的提高奠定良好的基础.
2.5 做好档案统计的分析工作
统计分析是重要的工作环节之一,其分析结果直接影响着档案管理工作的成果.因此,在进行档案统计工作时,还应做好相关的分析工作.首先,应分析方案的真实性,并绘制出相关的发展状况图,以便及时了解当下档案管理工作的现状,并明确后续的工作方向.其次,应对统计的结果进行全面分析,进而总结出档案工作中存在的不足以及影响工作效率提升的因素等.而后还应根据统计结果对未来档案管理工作的相关举措进行可行性分析和预测,以便制定出完善的管理方案,不断提高档案管理水平.
3 总结
综上所述,档案统计在档案管理工作中具有重要的作用,有利于提高其管理效率和水平,并实现相关工作的合理规划.因此,为更好地开展档案管理工作,企业还应不断增强对档案统计工作的重视,并健全档案统计制度、合理规划统计内容、创新统计方法和手段、做好统计分析工作、加强监督力度、提高档案统计人员的专业素养,从而不断提升企业档案管理工作的水平,促进企业各项工作的顺利开展.
参考文献
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结论：关于档案管理方面的的相关大学硕士和相关本科毕业论文以及相关人才交流中心档案管理论文开题报告范文和职称论文写作参考文献资料下载。
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