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文书档案管理论文参考文献：
中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2018）2-000-02
摘 要 文书档案是档案工作的重要组成部分,传统的纸质档案管理已经不能满足新时代的发展要求,因此,充分利用现有办公自动化技术进行文书档案管理.文章对办公自动化下文书档案管理呈现的新特点进行分析,探讨如何进行文书档案管理.
关键词 文书挡案管理 办公自动化
文书档案作为档案管理工作的主要组成部分之一,其主要是对领导决策、基本建设、研究开发以及问题处理等各个方面进行的客观性反映.随着我国改革开放的深入和市场经济的不断发展,文书档案的管理工作也逐渐进入了一个新的发展阶段.科技的不断进步、信息技术的普及对企业的文书档案管理产生巨大影响,将网络技术、计算机技术应用到我国文书档案的管理中,是时*展的需要,是社会进步的必然结果.信息技术能够实现办公自动化,加快了工作效率、提升了工作质量,在企业的管理层面和今后的长期发展上意义重大.本文重点讲述怎样实现文书档案管理办公自动化.
一、办公自动化文书档案管理的新特点
(一)办公自动化为实现文档一体化创造了条件
文件是形成档案的基础,档案则是文件的精华,是文件的组合.但文件与档案又有所不同,文件是指广义文件,即一切由文字、图表、声像等形式形成的各种材料：档案是由文件有条件地转化而来的.档案和文件是同一事物在不同价值阶段的不同形态,两者具有同源性和阶段性的共性,也具有实效、功用、离合等个性差异.从文件到档案是一个批判继承的辩证运动过程,从时效、价值和系统性上来说,档案是对文件的不断扬弃,是*完毕的文件中具有保存价值的部分,只有把分散状态的文件按一定逻辑规律整理而集中保存起来的文件,才能最后成为档案,而归档和集中保存是文件向档案转化的必要程序和条件.随着计算机软硬件技术的发展及办公自动化系统的不断应用,专业的软件公司在设计开发办公自动化系统时一般会考虑与档案管理系统的衔接问题,有条件的甚至会将档案管理系统的所有功能全部嵌套在办公自动化系统中.这种情况下,文件与档案同存在一个大系统中,他们之间的时空距离被缩短,界限被淡化.在办公系统中流转结束后的文件,通过系统本身具备的功能进行简单操作,就可以将文件转入档案库,再进一步整理完成电子归档,这样就可做到随时归档,使归档时间提前,实现文档一体化.
(二)办公自动化有效提高文档一体化管理水平
文档一体化是从文书管理和档案管理的全局出发,实现从文件生成、*到档案归档的全过程管理,以保证文件内容的正确性、完整性、数据结构的一致性.包括：文档实体生成一体化,文档管理一体化,文档信息利用一体化,文档规范一体化.办公自动化技术的应用,无疑使这一办公活动呈现全新的局面.在以往的文书处理工作中,工作人员过多地依赖于手工操作,在文件资料的收集整理过程中,既要求资料完整、齐全,又要书写规范、清楚.既费时费力又容易出错.而在办公自动化平台下,这些环节都是在系统设定的环境下操作的,使得这个过程变得十分方便、有序,简单易行.因此,办公自动化不仅有利于文书工作和档案工作的对接,而且有利于实现对文书工作与档案工作的全过程管理.
(三)办公自动化使文件管理更加快捷、高效
档案信息检索问题一直是档案手工管理的难题,如何从浩如烟海的档案文件中快速、准确地查询用户所需要的信息,是传统档案管理难点之一.办公自动化在档案管理中的应用,较好地解决了这一问题,它实现了数据的一次性输入和多次利用,文书处理人员在办公自动化系统中完成了文件的流轉后,档案管理员只需转一下库,就可以完成文件从办公自动化系统档案管理系统的转换.文书人员就可以选择所需要的文件进行归档,满足了随时归档的要求.在使用档案时,只需按指定的信息搜索,便能迅速、多方位地查询到需要的信息,浏览访问所需要的内容.办公自动化系统还可以提供更多种查询检索功能,如信息按处室、项目、流转过程分类等,使得档案检索利用变得更加快捷、高效.
（四）安全、可靠的办公自动化系统,有利于电子文件稳定保存
办公自动化系统对操作人员的使用权限加以限制,根据各级工作人员的岗位不同,赋予不同操作人员不同的处理权限,且凭*登陆,这样,就防止了其他人员进入系统,对数据信息进行更改,确保了系统内的数据安全可靠.办公自动化中形成的电子文件,是记录信息、传达信息、留存信息的重要载体,它与纸质档案载体相比,有着体积小、寿命长,便于保存等优点.我们可以根据不同的需要,选择不同的电子载体,如VCD、DVD、移动硬盘等. 这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷,便于备份,易于传递,且贮存时间长,受外部环境影响小,不易损坏,具有较强的稳定性.
二、在办公自动化背景下如何进行文书档案管理
办公自动化给文书档案管理提供了较为方便以及快捷的方式,那么如何在这个大背景下,进行文书档案管理是当前亟待解决的问题,下面就从以下几方面进行论述：
(一)实现办公自动化系统内外网的隔离
为了进一步确保文书档案信息的安全性以及可靠性,必须对办公自动化系统的内外网进行隔离.首先,对路由器进行隔离,先将所有的 IP 地址进行屏蔽,然后将需要的 IP 地址放入到办公自动化系统中；最后,采取防火墙进行隔离,我国大多数的防火墙都有一定的认证机制,不论那种防火墙,都应具备最为基本的五大功能,分别为：Web 非授权访问的防护功能、对Web攻击的防护功能、Web恶意代码的防护功能、应用交付能力以及Web应用合规功能,在实现读取数据方便以及快捷的基础之上,实现文书档案信息的安全性.
(二)转变工作方式,突出重点
既然对文书档案管理实现自动化办公系统,必须转变传统的工作方式,突出重点,采取适宜现代文书档案管理的工作方式.首先,要加强与多个部门之间的合作.系统在开发以及利用中都需要建立良好的沟通,准确把握双方需求,加强档案管理人员之间的合作,同时实现与信息部门之间的合作.最后,由传统的手工调卷向多渠道以及多路径转变,通过提供多种网络途径,使用者可以利用日期以及关键字进行相关信息的查询,方便使用者在线浏览.
(三)制定文书档案管理统一标准以及规范
由于在办公自动化背景下,文书档案管理具有的新特点,因此,必须制定统一的标准以及规范.一方面,规范相关管理体制.由于,目前很多单位的文件管理与档案管理是相分离的,不属于同一个部门,在文件归档的前期工作中容易发生越权行为,鉴于此种情况,必须在体制上进行规范,实现统一领导.另一方面,对业务流程以及技术操作过程进行规范.主要包括：文件处理、归档处理以及著录等使用统一的电子文件格式,数据接口标准以及数据安全标准等,从而确保不同类型的电子文件实现安全归档.
(四)提高文书档案管理人员的综合素质
文书档案管理工作是由人来执行操作的,所以,必须提高档案管理人员的综合素质.通过自学或者培训的方式形成可持续终身教育机制,不断更新档案管理人才,向档案管理队伍中注入新的生机,通过学习来获取更多的知识,提高管理人员的业务素质.实行激励机制以及业绩考核等,将业绩考核与人员升职相挂钩,充分调动管理人员工作的积极性.
三、结语
文书档案管理工作在单位或者企业中的地位越来越凸显,是新形势下档案管理的需要,随着信息技术的发展,文书档案管理进行办公自动化也是企业发展的必然趋势.所以对于办公自动化,要不断地进行探索与研究,不断地进行分析与总结,规范其操作流程,在信息的传递与使用过程中注意防范安全隐患,确保文件传递的安全性.同时要培养一批高素质的文书档案管理人员,不仅要加强技术方面的培训,更要进行素质方面的培养与激发.
参考文献：
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结论：适合文书档案管理论文写作的大学硕士及相关本科毕业论文，相关文书与档案管理试题开题报告范文和学术职称论文参考文献下载。
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