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[摘 要]随着社会市场经济的发展,我国的科学技术也得到了较快的发展,因其具有较大的优势,在各行各领域中都得到了广泛的应用.为了符合时 展趋势,档案管理部门将运用计算机网络技术来进行档案管理,实现了档案的信息化和数字化管理.现本文就档案信息化和数字化的发展趋势进行探究,仅供交流借鉴.
[关键词]档案管理；信息化；数字化；发展趋势
纸质档案是传统档案管理的主要对象,在管理过程中,包括收集、整理、分类和储存等步骤,以便日后对档案使用时检索的方便些,就必须要较好的整理,对于纸质档案的管理还要不定期的对其进行检查和维护工作,防止纸质档案出现潮湿等问题,但是档案管理实现信息化之后,存放档案的介质发生了变化,档案的管理模式也发生了变化,减少了很多的人工环节,提高的档案的使用效率,档案的价值被较好的发挥出来.
一、当前我国档案管理的主要问题分析
由于我国档案管理制度的不健全,发展速度较为滞后,使得档案管理中普遍存在弃档和死档的现象.立足于长远的角度,随着人才的流动壁垒的减少,我国社会经济在不断的发展、制度在不断改革,我国的档案管理的发展方向必然是社会化的管理.现阶段存在我国档案事业中的严重现象就是“人档分离”和“死档弃档”两种,较为严重的是“自持档案”现象的存在.在社会的发展过程中,人们对于档案的存在看做是“鸡肋”一般,这种态度是基于档案本身具有的严肃性、唯一性和准确性特点有关.
1.“人档分离”现象
由于我有的档案管理制度存在一定的滞后性,所以在我国档案管理工作实践中避免不了会出现各种各样的问题,加之档案的流动性也较大,所以档案的内容和个人情况两者之间对不上的问题,偏差较大,严重的话,档案内容和个人情况是完全对不上的.部分人事档案不能体现个人的真实情况,可人事档案的基本作用就是对个人的基本材料掌握着,但是现阶段我国的人事档案已失去了其重要的作用.一旦档案和个人之见的联系断了,那么人档分离的情况就会出现,档案也就没有什么价值了.所以在档案管理过程中,档案的内容必须要符合档案主体的真实情况,并且档案和档案主体之间不能够断了联系,这是由档案的特质决定的,也是符合档案的要求的.
2.“弃档死档”现象
我国的各类人力资源和社会保障网站上,会定期公示失去五年联系的流动人员的人事档案名单,也会长期的公示,这种通过人力资源网站公示的名单如果在公示5年后没有人来认领的话,这些档案就会被档案管理部门入库封存,也就成为了“死档”.我国的档案管理部门普遍面临的一个严重问题就是弃档现象,02年我国人事部门就做过的一项调查全国存在的弃档案例超过60万,主要的原因在于我国的用工制度早90年底以来发生了变化,致使较大数量的人口流动,而企业对于档案的管理模式采用的分离,一些单位中的公职人员的档案不在自己单位的档案管理部门存放,而是从单位中分离出去,自此之后,档案管理工作发生了变化.还有就是,我国城镇企业职工在97年开始实行基本养老保险等制度,退休和养老保险的*之后,人事档案和其主体出现脱离的问题严重.
现阶段,由于我国的经济发展速度较快,所以造成社会人员的流动性较大,档案管理部门和相应的服务部门在各地都存在,这样一来,档案和其主体的联系性呈现的就是逐渐失连的状态,造成很多的档案失去了其的价值,成为了“死档“.档案管理机构找不到存放档案的主体,档案管理费用就无法收取,档案管理部门的档案管理和维护的来源渠道就缩小了,给档案管理机构造成一定的经济损失.而对于那些档案主体没有进行*退档的“死档”,档案部门也没有权利将其丢弃的,唯一的做法就是将其整理出来,然后进行封存处理,随着社会的发展,越来越多的档案会被积累起来,弃档的数量也就会越来越多,造成档案的作用难以发挥,丧失了其重要的价值.档案在我国企业和事业单位中扮演着重要的角色,是不能缺少的一部分,能够促进企事业单位体制的完善化,因此我国的档案管理部门要做好档案的管理工作.
二、我国档案的发展趋势
1.档案管理想信息化方向发展
人们的基本资料在档案中都有记载,而且档案所呈现的个人情况必须是真实的,但是传统的档案都是纸质的,档案也就只有一份,在进行纸质档案管理过程中,纸质档案随着时间的发展,纸质方案就会出现损坏的问题,其管理的风险性也就增加了,有一定的安全隐患,档案一旦丢失,补办的程序是较为复杂的,这是档案管理部门亟需解决的一个问题,对档案事业的发展造成恶劣一定的阻碍.随着社会科学技术的不断发展,计算机被广泛的使用在档案管理工作中,有关的管理部门对于档案管理实现信息和数字化给于了强烈的关注,但由于我国现代化的档案管理事业的起步较晚,信息化和数字化的档案管理发展的实际情并不是很乐观,档案事业也并没有取得较好效果.这主要的原因是我国是一个人口大国,各地区经济发展水平各有差异,信息化和数字化的档案管理模式的形成是一件难度较大的工作.但在计算机网络技术在不断完善的过程中,我国人事档案管理实施的信息化、数字化进程已初现成效,并在全国各地逐步开展各类“社会人才人事档案电子化服务”项目,这些项目将分类整理的纸质档案进行电子扫描等信息化处理,形成和实物档案内容相对应和一致的“人事电子档案”.档案管理人员可以轻易通过进入到“数字档案库”中查询当事人的档案,并显著提升了日常的办公效率,如可以及时为当事人或查询单位开设证明.
2、但我国人事档案管理实施的信息化、数字化进程已初现成效,并在全国各地逐步开展各类“社会人才人事档案电子化服务”项目,这些项目将分类整理的纸质档案进行电子扫描等信息化处理,形成和实物档案内容相对应和一致的“人事电子档案”.档案管理人员可以轻易通过进入到“数字档案库”中查询当事人的档案,并显著提升了日常的办公效率,如可以及时为当事人或查询单位开设证明.
三、结语
信息化和网络化的应用让人事档案管理成为了必然的结果,而如何的利用网络来对档案服务进行改变,提供更多个性化的服务,将是档案发展的另一个阶段,档案一直都是非常重要的信息资源,在以前我们因为技术不够,无法对其进行良好的利用,而今,技术已经不再是问题,因此利用和服务将会是我们发展的主要方向.档案事业是重要的基础事业,虽然不处于生产、科研和发展经济的第一线,但历史意义重大.档案信息化建设是推进档案事业发展的必然趋势,数字化工作又是实现档案信息化的基础工作.
参考文献
[1]谢超君.论现代化技术对档案职业的影响[J].兰台世界,2009（08）
[2]胡鸿杰.论档案职业的发展空间[J].档案学通讯,2007（06）
[3]张照余.档案信息化法规解析[J].档案学研究,2007（02）
作者简介
廉红艳（1971.10----）女,杜尓伯特蒙古族自治县,学历大专,职称档案管理馆员 研究方面：档案管理.
结论：关于本文可作为相关专业趋势分析论文写作研究的大学硕士与本科毕业论文趋势分析法的基本步骤论文开题报告范文和职称论文参考文献资料。
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