当前位置:大学毕业论文> 毕业论文>材料浏览

关于档案管理论文范文写作 高校公文档案管理存在问题与相关论文写作资料

主题:档案管理论文写作 时间:2023-12-19

高校公文档案管理存在问题与,本论文可用于档案管理论文范文参考下载,档案管理相关论文写作参考研究。

档案管理论文参考文献:

档案管理论文参考文献 档案管理论文人力资源管理专业论文题目财务管理毕业论文选题行政管理专业论文题目

如何规范高校公文处理业务,加强高校档案管理工作,使之更好地为高校的各项管理活动提供优质、高效的服务,是目前高校管理工作中一个亟待解决的问题.本文就此略陈管见.

1 当前高校公文档案管理存在的问题

1.1 公文处理程序不规范,给档案收集管理工作造成困难.由于公文信息网络的应用,实现了局域网资源共享,各业务部门下发的文件均可自行*,导致文书部门对各部门发文失控.主要表现在:一是工作人员不能主动将文件正文交给文管人员的概率提高,使档案不能及时登记、收集,导致文件编号重复或断档,立卷时原始资料不完整.二是各部门自行输入的文件档案缺乏统一标准,公文形成过程中的处理手续不健全,档案资料缺乏原始真实性.三是文件格式不统一,文号使用随意性大,留作存档的文件无印章,将来利用时无法起到凭证作用,真实性受到质疑.四是要求统一管理归档的难度较大,面临许多技术难题.

1.2 现有机关公文档案内容繁琐、分类不科学.如各级党委和政府的文件、信息,上级业务部门的有关报表、资料,同级部门之间的函件、通报,下级业务部门往来的各种请示、汇报,等等.依传统的立卷整理方法、需求分类方案进行一级级分类、编页号、抄内目、拟案卷题目、确定保管期限、编制检索工具,等等,一环扣一环,程序繁琐,手法欠缺,效果不佳,档案专职人员经常要加班加点,有时还要抽调人员帮忙,案卷质量却难以保证.现有的立卷方式要根据本机关的职能与内设机构等编制分类方案,而分类方法又有多种选择,即使是同一机关,不同的档案工作人员制订的分类方案也会有差异,不同专业的人员操作结果大相径庭.如分类组卷过程中即使完全按照分类方案组卷,也会遇到一些文件难以确定其属类.

1.3 现有的机关公文归档管理不够规范.主要是:档号不规范,没有目录号.一卷多册现象较多;案卷标题不规范,有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素,甚至没有案卷标题等现象较为普遍;大部分案卷缺少卷内目录,以至于部分未被案卷标题涵盖的内容,永远无法检索而难以利用;许多案卷未标页码,如果使用中掉页很难发现;组卷混乱现象比较严重,如有按时间组的,也有按职能部门管辖权限组的,还有按文种组卷;案卷厚薄不一.总之,机关综合性档案馆(室)建馆(室)时间越长、馆(室)藏量越大的存在的类似问题就越严重.

1.4 公文档案管理人员的素质不能满足要求,影响档案资源利用率的提高.在当今网络环境下公文档案的管理,需要档案管理人员既具备文秘、档案管理的知识和经验,又要具备计算机应用的能力和实践技能,两者皆备的人很少.年龄偏高一些的工作人员,对计算机无所适从;年轻的工作人员专业档案管理经验和规范化工作能力相对不足,档案管理队伍在网络环境下的建设需要一个磨合期.

2 加强机关公文档案管理的有效措施

2.1 树立“文档一体化”意识,强化“全过程管理”工作.“文档一体化”的实质是把现代文秘工作和档案管理工作从组织制度到具体全程序真正交融在一起.这个概念的提出,旨在加强档案部门对文件管理的超前控制,保证档案的质量,减少档案部门的工作程序,避免无谓的重复劳动,使文档工作流程科学化、合理化.同时,更要强化“全过程管理”工作.首先,要树立质量管理意识.不论文秘工作,还是档案工作,每个工作人员都要确立质量第一观念,明确认识各自的岗位质量责任,这是“全过程管理”的前提.其次,要制定严格的质量标准.《档案法》、《格式》和《办法》等法规对国家机关公文处理工作应当遵循的基本原则、公文格式、行文规则、收发程序、公文管理要求及公文归档工作均作了明确规定,这是“全过程管理”的根本法规,全体档案工作人员和文秘人员应认真学习,熟练掌握,在精通的基础上模范执行.最后,还要理顺管理体制,完善组织机构,建立优秀的工作队伍.要建立有效的管理制度和工作程序,严格按照规范程序*公文.规定和程序要尽可能细化,简捷明确,操作性强.要严格执行公文行文规则,严格审核签发制度,禁止滥发文件和发无效、无用的文件,要依靠先进的装备和技术,配置性能优良的设备和工具,注意操作的熟练性和规范化,对一切不合理、不经济、不正当的使用行为要坚决制止.

2.2 保证质量,科学分类.一要剔除重份或无查考价值的文件,避免实行计算机管理时出现重复与低效率的情况.二要重新组合案卷,实现案卷规范化.尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起.同时还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷重新加工填写,以保证全部案卷更加规范.三要结合档案馆(室)实际,规范著录工作.档案著录实质是压缩、贮存信息,是供检索途径,以便开展档案的利用.由于各个档案馆(室)的条件存在差异,再加上计算机管理又提出了新的技术性要求,各个档案馆(室)应该以《档案著录规则》为依据,并从自己的实际情况出发,根据计算机管理的技术要求,制定出适合本馆(室)著录工作的著录细则.四要统一分类号,便于查找,保证检索查全率.五要规范题名,保证检索查准率.在填写题名项过程中要规范机构简称,尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生.还要统一文种题名中经常有“请示报告”等含义不清的文种出现,影响检索的准确率.

档案分类是根据档案内容、形式的相同性和差异性,按照一定的分类标准区分档案的过程,根据具体分类对象不同,档案分类又可分为档案种类划分、档案实体分类和档案信息分类.可以通过简化分类方法等达到简化整个归档程序、分类便于检索,便于操作,如按年度——组织机构分类.把全宗内容档案先按年度分开,每个年度下再按组织机构分类.

2.3 规范网络环境下档案管理工作的数字化建设.档案数字化是新时期信息技术在档案管理中的具体应用,档案数字化的发展将推动档案资源信息化建设的进程,为实现档案信息资源的社会共享打下坚实的基础.档案数字化的关键是多媒体技术的开发与应用.多媒体技术在档案管理中的应用很广泛,如档案数字化、档案信息存储、档案信息检索、档案信息利用、档案信息编辑等,其中,档案数字化是最基本的应用方式之一.随着机关公文数字化设备的普及和办公自动化的推广应用,越来越多的档案一产生就是数字形式的,即数字档案(电子档案).但是许多传统档案还需要通过数字化形式的转换,形成数字化的档案.目前,机关档案数字化的方式主要有以下两种:一种是数据录入.档案数据录入就是将档案著录、标引形成的、反映档案特征的档案信息,如,文件编号、题目、责任者、分类号、档号、时间等输入计算机,形成档案目录数据库.建立档案目录数据库是档案计算机管理的基础,数据录入是最常见的数字化方法,是建立档案目录数据库最主要的技术方式.一种是档案扫描.档案扫描就是采用光学扫描、数字相机等对现有的纸质档案进行计算机处理,将原有档案模拟信息转换成数字信息.纸质档案是当前机关档案保存的主要形式,档案扫描是最常见的、能够快速将大量纸质档案数字化的技术,也是目前国内档案内容数据库建设的主要手段.

2.4 培养专业档案管理队伍,普及档案管理基础知识.档案人员知识老化,急需更新,加强新生力量的培养和在职人员的现代化技术再教育,提高档案人员的专业水平,是搞好档案管理的前提和基础.现代化档案管理不仅仅是档案管理人员的职责,只有从单位领导到拟稿人员、利用人员都掌握了办公自动化的基本技能,才能提高对档案现代化管理重要性的认识,才能提高档案质量和利用率,才能进一步推动我国档案事业向前发展.

(作者单位:商丘职业技术学院 来稿日期:2013-06-10)

结论:关于本文可作为相关专业档案管理论文写作研究的大学硕士与本科毕业论文档案管理论文开题报告范文和职称论文参考文献资料。

高校学生档案管理其信息化建设
摘 要:高校学生档案管理是高校管理的重要组成部分。文章从高校学生档案管理存在问题的分析入手,提出了完善学生档案管理的主要对策,展望了高校学生档案。

高校学院档案管理工作服务和
摘 要:高校学院档案的管理工作是为大众服务的,其目的是对档案文件进行充分利用,最大程度的提高高校档案运用的经济效益和社会效益。档案管理工作的核心。

新形势下高校科研档案管理的
摘要:随着我国经济不断呈现上升发展趋势,教育体制不断深化改革,我国对于高等教育的重视程度也越来越大,在这个过程中不仅相应的制度更加成熟和完善,也。

高校教学档案管理和体会
摘 要:高校教学档案管理对高校教学工作有着重要的作用,随着信息化技术的快速发展和广泛运用,高校教学档案管理工作的管理模式和手段面临新问题和新的挑。