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【摘 要】办公自动化管理系统（OA）的推广是办公室业务发展的必然趋势,国家博物馆自2009年开始推广使用该系统,运行至今状况良好.该文分别从推广的原因、存在的问题及发展方向上对OA系统进行了全方位的论述.
【关键词】办公自动化系统；博物馆；互联网
目前国家博物馆、故宫、首都博物馆等大型博物馆已经开始推广并实现自动化管理,各种官方*、文物藏品管理系统、微博互动平台等多种类互联网的运用,不仅方便了博物馆工作人员工作,更有利于为公众提供优质的服务.因此为适应博物馆的现代化管理,办公自动化的改革十分必要.办公自动化系统（Office Automation）简称OA, 是建立在计算机局部网络基础上的一种分布式信息处理系统.以国家博物馆为例,自2009年6月开始使用的OA系统是结合中软公司Apexes平台,并根据自身业务流程开发完成的.
一、办公自动化系统在博物馆运用的原因分析
（一）明确角色分配.国家博物馆目前使用的这套OA系统采用安全网关,通过usb—key对每一个使用系统的人员运用*进行身份验证,这样不仅安全,还可以根据员工的职务分配不同的角色和权限.全体职工均可担当起草人,部门主任有初审权,馆领导有审批权.
（二）理顺公文流程.公文的处理是由起草、传递、收发、审核、*、管理、立卷、归纳等一系列相互关联和衔接有序的工作,和传统的手工办公不同,OA系统可以通过其角色身份控制和公文流转,保证每一个环节不得越级、省略.在传统办公中,员工起草一个公文需要到处找领导签字,不仅不方便,还不利于文件的保密和保存.而采用OA系统,员工起草的公文可以直接发给公文秘书,由公文秘书按流程分配给相应的领导进行审批,同时他还可以通过自己的key查到这份公文的流转程度和结果,这样既保证了安全性也规范了每个操作节点..
（三）实现异地办公.区别于其他办公自动化系统,国家博物馆的OA系统还满足了异地办公的需要,只要员工携带自己的key,在任何有网络的地方都可以起草、审核公文.这就解决了传统公文流转中,因领导出差无法签字导致工作上的延误.
（四）拓宽信息发布渠道.相对于有纸化办公,采用OA系统可以通过网络进行信息发布,第一时间将消息通知给全体员工,既节约纸张同时提高效率,并建立了各部门之间的沟通平台,形成信息交互机制,统筹推进全馆的活动.
（五）方便文件归档.使用OA系统很大程度上方便了档案管理工作,所有公文经过电脑排序,有自己的文号,并按序排列,这样极大地方便了资料的查找工作.
二、办公自动化系统推广中存在的问题
（一）适应性问题.对于习惯传统办公手段的博物馆人来说,OA系统的推广需要很长时间的适应性.首先是培养习惯,每个员工来到办公室应马上打开OA界面,查看信息并计划一天的工作.但很多员工并不适应这种工作方式的转变,导致系统使用效率低下.其次是在公文规范上,传统的公文并没有固定的格式,然而OA系统则需要准确填写行文信息并有规范的格式,所以在运行过程中被认为很繁琐.第三是由于博物馆的工作特点,许多公文涉及大量文物高清图片资料,扫描电子版会耗费时间和精力,相对于纸质公文确实存在诸多不便.
（二）安全性问题.不同于故宫的内外网分开的办公自动化系统,国家博物馆所运用的是APEXES业务开发平台,这个技术就是基于.Net技术开发,因此不是相对独立的网络环境,虽然方便了异地办公,但是也存在安全性风险.
三、办公自动化系统在博物馆的发展
（一）更新工作人员办公习惯.OA系统的推广首先需要管理层的重视,并坚决执行.同时,办公室作为公文流传的中枢机构,除了具备实际的操作能力外,还应首先熟悉和了解OA系统,督促全体员工尽快适应自动化的办公环境.其次按照全馆员工职务分工的不同对进行培训,规范公文运转流程、 key的使用,以及基本的行文规范.只有这样,才能适应博物馆未来发展的需要,提高工作效率.
（二）提高网络办 全性.目前在实际工作中有可能出现的网络安全问题主要是：计算机病毒、系统崩溃以及人为破坏.因此保证OA系统的运行需要有一个强有力的保障部门,对此国家博物馆信息网络部设有专人负责OA系统后台管理权限,保证数据安全、预防病毒入侵、紧急数据修改和恢复.因为每位员工的权限不同,广大员工应正确使用自己的key,遗失或转借都有可能引发公文的安全性问题.
（三）推进全方位自动化系统改革.办公自动化系统的成功运用,是国家博物馆结合自身情况在信息建设领域的一个成果,进而可以在博物馆文物、图书、财务等全方面实现自动化.博物馆的信息量很大,藏品众多,手工工作方式往往会带来工作效率低下、错误频出、信息更新慢以及高误差的问题,而实现自动化以后,不仅可以解决这些问题,还可以实现资料共享,方便信息的存储和检索,并通过设置权限,保证资料的安全性和保密性.
总之,国家博物馆的办公自动化系统的推广和运用是符合时 展需求的,将工作人员从传统的手工重复办公或单机操作中解放出来,实现公文规范、方便、快速地流转.在今后的发展中,应进一步更新观念,主动改革,实现大数据下协同办公的一流博物馆.
结论：关于本文可作为办公自动化系统方面的大学硕士与本科毕业论文办公自动化系统的目的论文开题报告范文和职称论文论文写作参考文献下载。
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