如何利用电子档案服务于高职院校行政管理工作,本文是一篇关于高职院校论文范文，可作为相关选题参考,和写作参考文献。
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【摘 要】在信息化时代,我国电子档案开始应用到社会的各个领域,促使其价值得到充分发挥.因为电子档案的使用,各行业具备更大的发展优势;将其应用到日常管理工作中,能为整体提供方便.将电子档案应用到高职院校行政管理中,能促使其服务工作的执行更为便捷.本文对相关要点进行探讨.
【关键词】电子档案;服务;高职院校;行政管理工作
随着现代社会的积极发展,科学技术得以充分应用,保证各个发展领域的有效执行.在高职院校档案管理工作中,基于传统的管理方式无法符合现代社会发展需求,整体上存在较多缺点.在大数据时代下,需要实现档案电子化,并应用到行政管理工作中,能维护整体的安全性.
一、电子档案
电子档案是社会组织在实际办公以及管理工作中,基于对计算机等电子设备的利用,通过视频、图像以及音频等多个形式进行传输、储存.与传统档案是相对的.在社会实践发展中,电子档案的使用,具备更高的参考价值.在整体上,具备一定特点.如：电子档案信息为我国的大数据信息,需要利用现代化设备才能对其使用.如：电子档案需要通过计算机等设备才能对信息进行传输,消除了时间与空间上的界限.对电子档案进行保存期间,不需要为空间提出更高要求.
二、电子档案服务的优势
（一）电子档案的服务,能促进工作效率的稳定提升.基于信息化发展要求,计算机的使用具备更大优势.将电子档案应用到高职院校行政管理工作中,能保证工作效率的提升.比如：使用传统档案,在信息录入的时候将消耗大量人力,还需要利用文字进行储存和统计,无法在整体上维护其准确性.但是,电子档案的使用则不同,基于现代信息技术,实现信息采集和储存,简化了档案的录入和管理工作,也能在整体上增强其可靠性,将其引入高职院校行政管理工作中,将为整体提供较大帮助.
（二）档案分享效果得以增强.将电子档案应用到高职院校中,促进行政管理工作的积极发展,也能展现良好服务.对于传统档案,在信息搜索以及提取工作中,将更为复杂,不仅发展中规模更大,实现的长距离档案调节工作也很不方便,从而导致档案损伤等问题的产生.因此,转变传统档案,实现档案电子化,能促进管理工作的高效发展.基于现代化办公软件的应用,各个人员进行档案搜索的时候更方便,增強其准确性,也能获得良好的档案分享效果.
（三）降低档案的管理成本.在高职院校中,使用电子档案能为信息保存工作提供方便,也能在一定程度上降低使用成本和实施要求.使用传统档案对周边环境温度要求高,当处于比较潮湿和干燥环境下,将引发档案问题的产生,并造成更大损失.同时,为了实现绿色校园建设,使用电子档案也能达到资源的节约性,保证档案信息在更安全的环境下保存.
（四）提升档案的传输速度.当文件资料数量巨大的时候,基于传统的方式,需要使用车对其运输.但是,电子档案的使用存在较大不同,仅需要利用储存卡,能实现信息资料的传输.所以,在现代化信息技术发展下,实现档案管理工作,并对电子档案进行应用具有十分重要的作用,能提升其传输速度,也能保证整体的安全性.将其应用到高职院校中,进行信息传输工作更为普遍.一般情况下,传统档案信息传递需要邮递方式,在对其传输过程中,受多个因素的影响,将引发文件的丢失或者损坏,也会在整体上造成更大损失.因此,电子档案的使用,不仅能提升传输速度,也能保证信息的安全性.
三、电子档案容易产生的风险
（一）安全性.电子档案储存期间,占据的空间小,能实现更快的传输速度.但是,该特点也导致电子档案面临损坏和丢失的风险,并造成不良后果.在大数据信息化发展时代,对信息数据进行储存,都是字体和标识.在该情况下,将产生相同的档案,当无法对其真实性进行区分的时候,将给人们带来较大损失.同时,随着网络普及速度的加快发展,导致很多工作存在信息修改现象,所以,其安全性要更加重视.
（二）完整性.传统档案中,将其应用到行政管理工作中将出现一些错误,无法对其进行有效修改.对于电子档案,能对大量的行政管理信息进行处理,实现批量工作,能促进工作效率的稳定提升.当发现其存在问题的时候,也能对其有效修改.尽管如此,电子档案储备的环境更为开放,如果无法实现信息更新,将引发信息不足等问题,对其使用期间能导致资料不完整.
（三）长期性.在大数据发展下,电子档案成为主要发展趋势,也展现其新的发展领域.将电子档案应用到高职院校行政管理工作中,将发挥十分重要的作用,在整体上,是需要设备来实现的.但是,随着科学技术的不断更新,设备也需要进行更新,当设备产生问题的时候,很难找到适合的硬件对信息资料进行读取和储存,从而影响电子档案的使用寿命.
四、传统档案向电子档案转换,服务好学校行政管理
（一）构建电子档案.在高职院校实际发展过程中,为了促进行政管理工作的积极执行,需要在工作中,为其建立相关的档案目录数据库.档案目录数据库的成立,能将电子档案和传统档案进行结合,也能在管理工作中,保证人力管理工作的规范性.所以,在实际建设和发展下,需要基于相关要求,为每个文件设计一个电子文件链接,也要为纸质档案设立合理的存放位置,保证档案目录数据库在使用的时候更合理,为行政管理工作的信息查询、检索工作等创建条件.在为其建立电子档案的时候,需要使用更为专业的软件,以促进电子档案使用期间获得更大方便.根据现代大数据的发展要求,可以在使用期间,提供计算机软件,并在计算机中为其设立几个目录,以达到电子档案的存放目的.对于纸质档案和电子档案的接收工作,要以数码照相或者扫描的方式对其储存.当将纸质文件进行转化后,电子档案会在是数据库中产生.针对现存的电子档案,还需要对其备份,以免受各个因素的影响导致丢失等问题.对于电子档案中目录的设立,需要根据其级别和权限,禁止他人对其修改,以维护档案信息的真实性.在这种发展形式下,高职院校师生不仅能查询电子档案,也能维护行政管理工作的有效执行.
结论：关于本文可作为相关专业高职院校论文写作研究的大学硕士与本科毕业论文西安的高职学校名单论文开题报告范文和职称论文参考文献资料。
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