省时省力规划Word长文写作,此文是一篇省时省力论文范文,为你的毕业论文写作提供有价值的参考。
省时省力论文参考文献：
很多人喜欢使用Word撰写长篇文档,但是在撰写文档之前并没有进行好好规划.这样在文档完成后,后续需要对文档进行编辑时就会非常麻烦.比如图注是使用“图1”、“图2”的形式连续标注,发现“图9”是多余的需要删除,为了保证序号的连续性,此时就不得不需要对后续的图片重新排序.其实类似的问题,如果能在撰写文章之前做好规划,用Word本身的组件就可以完美规避这些问题.
段落要统一 用好Word样式
对于长篇文章,我们一般要建立目录、定义标题格式、正文格式等内容.这些内容都可以在Word的样式中预先设置,因此在撰写长篇文章时我们要先确定长篇文章使用的格式.比如笔者所在公司对正规文档的要求是：正文用宋体五号,行距20磅,一级标题用小三粗黑体,二级标题用四号粗黑体.下面我们就可以根据这个要求设置样式.
首先在Word中输入“一级标题”,接着选中并设置字体为“黑体,三号,加粗”,点击上方的“样式→创建样式”.在打开的样式对话框点击“修改”,新建一个名为“公司文档一级标题”的新样式,样式基准为“正文”,后续段落样式选择“正文缩进”（图1）.
点击下方的“格式→段落→缩进和间距”,将“大纲级别”设置为“ ”（即和实际标记级别对应）.这里我们还可以根据实际情况对其他选项进行设置,比如正文需要设置行距20磅等参数（图2）.
返回图1界面,继续点击“格式→快捷键”,在打开的窗口中“请按快捷键处”按下Alt+1,点击“指定”,将这个快捷键作为该样式使用（图3）.
操作同上继续完成二级标题、正文的样式设置,这样以后就可以在撰写文章时快捷引用了,而且应用样式后就可以在后续编辑中,批量对指定段落进行快速编辑,如更换字体、字号、建立目录等操作.
图片、表格序号自动加
如上所述,如果在撰写文档的时候是使用手动为图片、表格添加序号,这样在后續的增删时会为手动调整序号带来巨大的工作量.这里我们可以使用Word的“题注”功能实现自动编号.
打开包含图片的文档,点击“引用→插入题注”,在弹出的窗口点击“新建标签”,弹出“新建标签”窗口,在“标签栏”录入“见图”,点击“确定”按钮（图4）.
返回“题注”栏,此时题注内容会自动填充为“见图1”（图5）,这就是文中图片序号样式（可以根据自己的实际需要设置,如变为“见图01”、“如图所示01”等）.这样在文中第一张图片需要插入序号时,定位到图片下方后点击“引用→插入题注→确定”,在图片的下方就会自动添加“见图1”的题注,同理在第二张图片下重复上述操作则插入“见图2”的题注,其他图片依此类推.
这里题注和手动编写不同,比如删除某张图片和题注,那么在下一次继续重复插入题注操作后,所有后续题注都会同步更新为连续序号,无需手动操作.如果觉得手动插入操作麻烦,还可以通过录制宏的方法实现快速录入.点击“开发工具→宏→录制宏”,新建一个名为“插入题注”的宏,为其指定快捷键Ctrl+1.
开始录制宏后重复上述插入题注的操作,这样以后我们需要插入题注时,只要定位到需要插入题注的区域,按下Ctrl+1即可完成题注的录入（图6）.
变身模板 下次直接用
进行了上述的设置后就可以将这些设置保存为模板供下次使用.这样下次撰写文章的时候,如果输入的是一级标题,则选中文字后按下Alt+1,一级标题就会自动套用上述格式,为图片或者表格添加序号则按下Ctrl+1自动编制序号,我们可以快速生成标准文档的格式.而且使用上述样式撰写的文章,只要切换到大纲模式,点击“引用→目录→选择一种目录样式”,瞬间就可以生成长文档的目录了,而且生成目录后点击相应的目录可以快速定位到指定的章节（图7）.
当然还可以瞬间改掉同级内容（如标题或正文）的段落样式.比如文章撰写完成后,Boss要求一级标题的颜色,字体需要设置为宋体、五号、红色字体,那么只要切换到大纲视图,显示界别为“ ”,此时全选一级标题即可快速进行更改.同理,其他同级目录的选择类似（图8）.
怎么样?使用上述方法规划后,以后撰写长文章是不是省事多了！
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